Exposição Exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou científica, de caráter comercial ou não;
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| Feira Exibição pública com o objetivo de venda direta ou indireta, constituída de vários stands, montados em espaços especiais, onde são expostos produtos e serviços; |
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| Inauguração Solenidade de curta duração com poucos discursos e que devem pautar-se pela objetividade, mostrando a importância do que está sendo inaugurado. Na inauguração fazem-se agradecimentos aos que colaboram; |
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| Mostra Exposição itinerante; |
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| Coletiva de imprensa; É o tipo de evento no qual um especialista ou representante de empresa, entidade ou governo se coloca à disposição para responder sobre determinado assunto de seu conhecimento. Os questionadores são os representantes da imprensa; |
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| Estima-se que as mil maiores empresas do Brasil realizem, cada uma, 270 eventos por ano em média, o que daria uma conta de 270 mil eventos realizados no país. Os principais estão voltados para o relacionamento externo (53%). Outra parte tem foco no público interno (26%) e é destinada à divulgação de metas e estratégias da empresa (18%), aponta pesquisa da Fanceschini Análise de Mercado encomendada pelo MPI – Meeting Professionals International. São festas fechadas, congressos, stand em feiras, treinamentos, convenções, viagens de incentivo, confraternização de final de ano, patrocínio de eventos culturais, esportivos e shows e coletiva de imprensa. Esse estudo mostra uma grande evolução nos três últimos anos. empresa |
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| “O evento é uma parte importante do composto de Marketing para garantir que as nossas marcas tenham um resultado excelente junto ao consumidor”, atesta Thiago Ely, Gerente de Eventos da Ambev. |
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| ORDEM DE PRECEDÊNCIA •Determinação da ordem hierárquica de disposição das autoridades do Estado, de um organismo ou de um grupo social; •Ela existe em todos os níveis da sociedade,inclusive na família; •O Decreto nº 70.274, de março de 1972, define as “Normas do Cerimonial e a Ordem de Precedência e precisa ser atualizado; Dita regras utilizadas para diferenciação de sexo, idade, interesse, ordem alfabética ou cultura; A amplitude das regras é tamanha que chega à precedência de colocação de bandeiras dos estados brasileiros numa cerimônia, de acordo com sua constituição histórica; •O Decreto determina, em 96 artigos, todos os procedimentos hierárquicos das autoridades constituídas em todos os níveis (Federação, Estados e Municípios) que participem ou venham participar de todo e qualquer ato público, que pela sua importância necessite de protocolo; |
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| ORDEM DE PRECEDÊNCIA NAS ORGANIZAÇÕES PRIVADAS Não há uma norma estabelecida formalmente para procedimentos protocolares no âmbito das organizações privadas. MESAS IMPARES A pessoa mais importante fica no meio A segunda mais importante fica a direita A terceira mais importante fica a esquerda Assim nessa ordem MESAS PARES Ninguém fica no centro da mesa que é considerado como centro imaginário A partir daí a disposição começa pela importância à direita conforme mesas impares |
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| Mesas 1-Presidente do Conselho de Administração Membros do Conselho de Administração 2-Diretor- Presidente 3-Diretores Vices- Presidentes 4-Diretor- Superintendente 5-Diretores 6-Diretores-Gerentes |
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| BANDEIRA •A bandeira pode aparecer em todos os eventos, oficiais ou privativos, sendo hasteada ou arriada a qualquer hora do dia ou da noite. •Ocupa em todo o Brasil, lugar de honra, sendo colocada no centro ou à direita deste quando alinhada com outras bandeiras, e à direita de tribunas, mesas de reuniões ou de trabalho. •Em composição com as bandeiras dos Estados brasileiros, é colocada ao centro, seguindo a ordem da constituição brasileira. |
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| HINOS NACIONAIS •A execução do Hino Nacional terá início depois que as autoridades houverem ocupado os lugares a elas destinados; •Serão ouvidos ou cantados de pé, em qualquer circunstância; |
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| EVENTOS SOCIAIS Associam-se a outros tipos de eventos para otimizar os resultados traçados. São eles: Brunch Coffe-break Coquetel Café da Manhã Chá da tarde |
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| ALMOÇO/JANTAR Refeições distintas cujo formato poderá depender de condições financeiras, logística, quantidade de pessoas e interesse da empresa. Tipos de serviço: à Francesa – Todos sentados – os garçons passam e os convidados se servem nas bandejas à Inglesa – Todos sentados – os garçons passam e servem os convidados. Sempre ao lado esquerdo do convidado |
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| ALMOÇO/JANTAR Serviço ao Guéridon – O garçom coloca em uma mesa de apoio as travessas com a comida após apresentação aos convidados |
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| ALMOÇO/JANTAR Serviço à Americana – os pratos vem servidos da cozinha, também conhecido como empratado |
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| ALMOÇO/JANTAR Buffet Americano – Disponível em buffet, garçons ou o chefe servem a comida ao convidado |
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| ALMOÇO/JANTAR Buffet self service – Disponível em buffet, o convidado se serve do que quiser, quanto quiser. |
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| ETIQUETA, CERIMONIAL E PROTOCOLO É difícil determinar, no tempo e no espaço, o início de atitudes ou comportamentos coletivos, porém, desde os tempos remotos, o homem manifestou sua preocupação sobre o assunto: era importante “criar normas” para conduzir reuniões. Cerimonial Conjunto de diretrizes pré-estabelecidas que precisam ser conhecidas e observadas em eventos oficiais ou especiais, como indicador de comportamento das pessoas no convívio social formal. Protocolo É o implemento das normas fixadas pelo cerimonial e adequadas para o estabelecimento de contatos sociais. É a aplicação prática e concreta do cerimonial. |
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| ETIQUETA, CERIMONIAL E PROTOCOLO Etiqueta É a parte básica do comportamento individual e se ampara em costumes de uma época e nos hábitos de cada região. O que é correto em um lugar, é inadmissível em outro. |
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| DICAS DE ETIQUETA - APRESENTAÇÕES - Apresenta-se um jovem a alguém mais velho; um homem a uma mulher; um subalterno a alguém graduado - Se você não lembrar o nome, diga: Senhor (ou senhora), gostaria de apresentar... - Nos USA/anglo-saxãos (quando se é apresentado) “Nice to meet you” - Na França (quando se é apresentado) “Enchanté” - No Japão Use antes mesmo do nome, um cartão de visitas (leve 100 (cem) cartões) |
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| DICAS DE ETIQUETA - ATITUDES •Os homens cedem lugar às senhoras; •Não se fuma em mesa de jantar formal, em lojas, em carros com ar refrigerado, coletivos e salas de reuniões. •Use sempre: Bom-dia Até-amanhã Feliz Páscoa Boa sorte Obrigado Por favor Desculpe Perdão Com licença |
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| ATITUDES Nunca diga: “Agradecido” e “Muito grato” - Não comente algum assunto delicado, ou alguma “fofoca” dentro do elevador, pois não sabemos quem são as outras pessoas; -Se você encontra alguém que não vê a muito tempo, em almoço ou jantar, cumprimente a pessoa, fale algumas palavras rápidas, mas não se sente à mesa, mesmo que seja convidado. |
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| ATITUDES - Se você, no restaurante, pedir fruta de sobremesa, lembre-se: só ameixas e uvas são comidas com a mão; as outras todas, com garfo e faca; - Evite gestos largos, com braços abertos quando estiver sentado à mesa. Evite, também, passar com as mãos por cima dos pratos; - Não cutuque as pessoas, nem aponte e nunca faça gestos de baixo nível, vulgares; - Não passe batom quando estiver em público. Vá ao banheiro; -Nunca chegue atrasado ao trabalho e aos compromissos. Às vezes, o inevitável acontece. Mas não faça disso um acontecimento freqüente; |
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| VESTUÁRIO ESPORTE jeans e camiseta; camisa pólo; mocassins, tênis. ESPORTE FINO Homem - Calça jeans com blazer para o homem; Mulher - blusa requintada e calça jeans, além do blazer para as mulheres que também podem usar vestidos que também podem usar vestidos de tecido fosco,como algodão, linho e malha. |
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| VESTUÁRIO PASSEIO COMPLETO O tailleur é elegante no mundo inteiro. Se usar COMPLETO calça comprida,deve ser altamente requintada: bolsas pequenas, para batom, documento e cartão de crédito. Os vestidos podem ser em todos os comprimentos e texturas. O homem deve ir de terno escuro com gravata clássica. TRAJE A RIGOR (BLACK-TIE) Para as mulheres:bordados, saias longas e esvoaçantes ou curtas, audaciosas. Ou a versão feminina de smokings. Bolsas mínimas, saltos bastante altos, cabelos trabalhados, fazendo uma harmonia total no conjunto. Para os homens:“smoking criativo”, com alternativas para a camisa e a gravatinha borboleta. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Autoridade:Presidente da República /Governadores de Estado •Forma vocatícia: Excelentíssimo Senhor Presidente da República •Forma de tratamento: Vossa Excelência •abreviatura: V. Exa. •Ministro de Estado •Excelentíssimo Senhor Ministro •Vossa Excelência •V. Exa |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Secretário de Estado •Excelentíssimo Senhor Secretário •Vossa Excelência •V. Exa. •Senadores da República •Excelentíssimo Senhor Senador •Vossa Excelência •V. Exa. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Deputados Federais •Excelentíssimo Senhor •Vossa Excelência •V. Exa. •Prefeitos Municipais •Excelentíssimo Senhor Prefeito •Vossa Excelência •V. Exa. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Vereadores •Senhor Vereador •Vossa Excelência •V. Exa. •Papa •Santíssimo Padre •Vossa Santidade •V.S. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Cardeais •Eminentíssimo Senhor •Vossa Eminência •V.Ema. •Arcebispos e Bispos •Reverendíssimo Senhor •Vossa Excelência Reverendíssima •V. Exa. •Revma. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Outras Autoridades Eclesiásticas e Sacerdotes em Geral •Reverendíssimo Senhor •Vossa Reverência •V. Reva. •Dom •Digníssimo Dom •Mui Digno Dom •Vossa Senhoria •V. Sa. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Marechais, Almirantes, Brigadeiros e Generais •Excelentíssimo Senhor (Patente) •Vossa Excelências •V. Exa. •Outras Patentes Militares •Senhor(Patente) •Vossa Senhoria •V.Sa. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Desembargador da Justiça Excelentíssimo Senhor Desembargador •Vossa Excelência •V.Exa. •Juízes de Direito •Meritíssimo Juiz •Vossa Excelência •Cônsules •Senhor Cônsul Vossa Excelência •V.Exa. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •V.Exa. •Reitores de Universidades •Magnífico Reitor •Vossa Magnificência •V.M. •Embaixadores •Excelentíssimo Senhor Embaixador •Vossa Excelência •V. Exa. |
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| FORMAS DE TRATAMENTO •Diretores de Autarquias Federais, Estaduais e Municipais •Senhor Diretor •Vossa Senhoria •V.Sa. •Chefes das Casas Militares do Poder Executivo •Senhor Chefe •Vossa Excelência •V.Exa. •Doutor (PHD) Senhor (a) Doutor (a) •Vossa Senhoria •V.Sa. |
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| CONVITE - ELEMENTOS BÁSICOS PARA A REDAÇÃO DO CONVITE 1) Pessoa ou entidade que convida; 2) Tipo de evento: palestra, inauguração, almoço, posse; 3) Local, data e horário; 4) Presença de autoridade ou convidado especial; 5) Traje- quando não mencionado significa passeio); 6) Indicação de que o convite é pessoal e intransferível; 7) Pedido de confirmação de presença: RSVP (Répondez S’il Vous Plaît) que é uma expressão de uso internacional. A resposta (confirmação) deverá vir no prazo máximo de 72 horas. |
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| COMO CONVIDAR E FAZER A RELAÇÃO DOS CONVIDADOS •Não convide indiscriminadamente; •Solicite e faça sugestões de nomes aos superiores; •Convide pessoas ligadas, direta ou indiretamente, à organização; •Verifique a possibilidade de convidar pessoas que são representantes classistas ou ligadas a órgãos de representação das atividades exercidas pela empresa; •Convide profissionais da empresa ligados ao ramo de desempenho da empresa; •Local e número de convidados se influenciam mutuamente, um é determinado do outro; |
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| DISTRIBUA O CONVITE DA SEGUINTE MANEIRA: •- Evento social- dez dias antes da data; •- Almoço de negócios- quinze dias antes da data; •- Café da manhã ou brunch- dez dias antes da data; •- Coquetel- duas a três semanas antes da data; •- Jantar formal ou de negócios- três semanas antes da data •Há três dias do evento começe a fazer o follow up dos convidados que não confirmaram presença no RSVP |
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| EVENTOS DE ACORDO COM O PÚBLICO DA EMPRESA •IMPRENSA •Coquetel em Pré-Lançamento; •Almoço diretoria-imprensa. •CONSUMIDORES/COMUNIDADE •Feiras, Exposições, etc.; •Paradas estudantis, competições esportivas; •Concursos; •Cursos e Palestras; •Adoção de praças e escolas, bibliotecas; •Patrocínio de clubes, creches e hospitais; •Visitas de escolas à empresas; •Organização e financiamento de projetos culturais, ambientais e esportivos. |
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| EVENTOS DE ACORDO COM O PÚBLICO DA EMPRESA •FORNECEDORES/PARCEIROS/REVENDEDORES/REPRESENTANTES/ •DISTRIBUIDORES •Reuniões com fornecedores; •Visitas às fábricas e escritórios do fornecedor; •Almoços e visitas à empresa; •Cursos de treinamento e desenvolvimento. |
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| EVENTOS DE ACORDO COM O PÚBLICO DA EMPRESA •EMPREGADOS •Casa-aberta para empregados e suas famílias (open-house); •Esporte, recreação e cultura; •Concursos e prêmios; •Seminários e reciclagem profissional; •Cursos de aperfeiçoamento, de treinamento e desenvolvimento; •Exposições e mostras. |
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| EVENTOS DE ACORDO COM O PÚBLICO DA EMPRESA •ASSOCIAÇÕES DE CLASSE/ENTIDADES PROFISSIONAIS •Programas junto à comunidade (com a participação da associação); •Participação em conferências e debates, feiras e exposições; •Participação em eventos da associação/entidades de classe; •Patrocínio de comemorações especiais. |
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| MAILLING DE FORNECEDORESS ATUALIZADO É necessário que o profissional que vai planejar e organizar um evento tenha conhecimentos práticos em relação às disponibilidades de fornecedores que possam prover todo tipo de coisas como: local, apresentadores, palco, iluminação, equipamentos de som, acomodações etc. “No dia do evento, uma ficha com telefones celulares de todos os responsáveis pelos serviços terceirizados é imprescindível” |
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| HABILIDADES DO PRODUTOR DE EVENTOS •Ter conhecimentos dos requisitos de saúde e segurança mais importantes. •Ter conhecimento do segmento de entretenimento e hotelaria. •Boa comunicação e habilidade em lidar com pessoas. •Ter habilidade de negociação e de relações públicas. •Saber gerenciar seu tempo e ter habilidade para organizar. •Ter habilidade para tomar decisões. •Ter habilidade para gerenciar finanças e orçamentos. •Ter habilidade para lidar com situações de emergência •Ter sempre um plano de contingência para imprevistos |
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| HABILIDADES DO PRODUTOR DE EVENTOS •Qualidades pessoais. Deve ser criativo, imaginativo, ter habilidade para inovar e ser detalhista. Deve também saber gerenciar grandes projetos, um grande número de pessoas e trabalhar com prazos bem curtos. •Requisitos físicos Aparência limpa e arrumada e boa forma física para assessorar eventos esportivos. |
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| ALMOÇO E INTERVALO •Apresentação do vídeo Making off 13 minutos •http://www.youtube.com/watch?v=p7v_VEkhdL0&feature=BFp&list=FLo YAUuYXQypPTqM905bUrSAhttp://www.youtube.com/watch?v=p7v_VEkhdL0&feature=BFp&list=FLo YAUuYXQypPTqM905bUrSA |
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| ORGANIZAÇÃO A organização de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade. Acontece "ao vivo", e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado, e do seu organizador. Fase concepção / Pré-evento / Evento / Pós evento Planejamento / Preparação / Execução / Mensuração |
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| PLANEJAMENTO / CONCEPÇÃO Para ter objetivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso planejamento, que envolve prazos, responsáveis e recursos. •Objetivos: devem ser considerados como geral e específicos. É onde determina o que pretende com o evento, de forma ampla e específica. •O QUE SE DESEJA ALCANÇAR? •Públicos: é a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou misto, e quem dentro dessa classificação. •QUEM EU QUERO QUE PARTICIPE? |
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| PLANEJAMENTO - Estratégia COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA? Nome do evento É importante seja claro e que o assunto seja enfocado de tal forma que atraia o participante, apresentando atualidade e despertando interesse. Exemplo : Dia do Compromisso T – encontro de colaboradores da área de Tecnologia de uma empresa no final do ano, cujo objetivo é apresentar números e despertar o compromisso e interesse pelas metas do próximo ano. |
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| PLANEJAMENTO - Estratégia COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA? Local •É necessário observar a área onde a reunião ocorrerá, tanto no aspecto geográfico (localização), quanto no aspecto físico (salão, centro de convenções), no que se refere: •1 - à facilidade de acesso; •2 - à facilidade de estacionamento; •3 - ao tamanho, em relação ao número pretendido de participantes; um lugar muito amplo para um grupo pequeno é desaconselhável; por outro lado, um recinto pequeno, porém confortável, poderá dar idéia de aconchego; |
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| PLANEJAMENTO - Estratégia COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA? Local •4 - às condições de higiene e conservação (água, luz, esgoto, pintura, telefones, extintores de incêndio, portas internas e externas desimpedidas); •5 - à possibilidade de acesso rápido de socorro (ambulância, polícia, bombeiros); •6 - às condições para operacionalizar recursos audiovisuais (extensões, tomadas); •7 - às salas ou aos locais apropriados para colocar as comissões organizadoras/administrativas;. |
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| PLANEJAMENTO - Estratégia COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA? Data Data mal escolhida pode malograr o encontro. Para que isso não ocorra, os organizadores devem verificar se no dia ou mês escolhido existe outro evento de mesma natureza ou assemelhado, ou ainda, eventos cívicos ou religiosos na localidade escolhida. O calendário nacional e internacional devem ser levados em conta, considerando o tipo e o porte da reunião que se pretende organizar. A partir da definição da data, elaborar cronograma de todas as atividades envolvidas no evento,determinando-se datas limites, de início e término das atividades. O acompanhamento periódico do cronograma é indispensável para o bom desenvolvimento dos trabalhos do Eventos. |
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| PLANEJAMENTO - Estratégia COMO TRAZER AS PESSOAS CERTAS E PASSAR A MENSAGEM CERTA? Programação Visual – visual claro e com ilustração e texto relacionados aos objetivos do evento |
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| PLANEJAMENTO - Estratégia •Programa Contendo a distribuição, por datas e horários, das atividades a serem desenvolvidas.A seqüência prevista será observada e o tempo concedido a cada assunto ou ação deva ser obedecida. |
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| PLANEJAMENTO - Recursos São todos os humanos, materiais, físicos e financeiros que serão utilizados no evento. |
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| PLANEJAMENTO – Recursos Humanos •Recepcionistas •Digitadores •Mestre de Cerimônias •Operadores de som e luz •Fotografo •Tradutor •Interprete •Auxiliares de serviços gerais •Segurança •Enfermeiro •Copeiro •Maitre / Garçons |
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| PLANEJAMENTO - Custos Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos, os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas responsáveis. A previsão de custos deve acompanhar o planejamento, quando esse for apresentado, o que permitirá verificar a extensão do que será feito em comparação ao que existe ou ao que entrará no Caixa. Notas Fiscais e recibos devem ser guardados e apresentados, no final do encontro, como comprovantes de despesas. O setor financeiro do evento deve ser centralizado, a fim de facilitar a prestação de contas final. Orçamento previsto: deve ser feito detalhadamente. Caso se busque patrocínio, apoio, permuta, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados. |
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PLANEJAMENTO - Implantação 1. Documento com a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projetos até o seu término. 2.Documento para Acompanhamentos CHECK LIST
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| PLANEJAMENTO - Considerar •Fatores condicionantes: são fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para a sua realização. •Acompanhamento e controle: é a determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento. •Avaliação: é feita após o evento em forma de relatório para ser entregue a quem solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas. |
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| EVENTO A equipe de trabalho deverá estar á disposição e pronta para o trabalho pelo menos duas horas antes do inicio do evento; Durante o dia tudo deve ser checado e conferido; Check list em mãos dos responsáveis, com telefone celular de todos os envolvidos; Repassar a programação; Repassar texto mestre de cerimônias; CALMA, EDUCAÇÃO E BOM SENSO |
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